用户可以使用定义系统消息来控制采购申请转为采购订单时，订单数量不超过采购申请的数量，具体做法：手工添加：应用范围：06 ；消息号码：076的消息；并将系统消息类别设置成：E-错误信息。 配置路径：SPRO-物料管理-采购-环境数据-定义系统消息的属性-系统信息定义系统消息的属性In Purchasing, certain system messages containing important information for users may be issued from time to time (for example, "Net price of purchase order is higher than material price"). Users can act on the information thus provided.In this step, you can specify whether the SAP System:
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可以直接拨打SAP咨询热线了解：400-619-0727。SAP Ariba提供电子采购和供应链云解决方案,始终在线且易于部署,让企业能借此快速实现价值。以下信息也供参考：
采购申请：即采购需求，一般也可通过运行MRP产生，或是手工创建（间接采购），采购申请经过审批后转换为采购订单。
货源与价格确定：指SAP中的采购询价、报价管理功能，一般国内企业很少使用这个功能，基本上线下管理，或是通过SRM管理。通常情况下根据商务谈判结果，直接在SAP中维护供应商、采购价格、货源清单等基础信息。
采购审批：SAP中采购申请具备审批功能，需要每次输入采购申请号进行审批，使用起来不大方便，不能实现类似于OA办公系统的流程审批。
订单处理：将采购申请下达为采购订单，或手工录入采购订单，由采购人员完成，包含物料、价格、数量、送货日期等信息，一般情况下采购订单与采购合同对应。
订单跟踪：指采购员监控订单执行情况，不生成系统凭证。
货物接收：收到供应商货物后，库房办理入库，生成入库凭证，库存金额增加，形成应付暂估。
发票校验：收到供应商发票后，根据入库凭证匹配发票的数量和金额，生成发票凭证，形成应付账款。
付款清账：应付账款到期后，进行付款清账，此步骤是采购流程的最后一个环节。
经过以上步骤，在SAP中生成的单据有采购申请、采购订单（订单处理）、入库凭证（货物接收）、采购发票（发票校验）、付款凭证（付款清账），其中收货处理和发票校验环节有会计凭证生成。
1.我们公司自2010年就上了你说的SAP系统，依据使用部门报的预算申请，采购人员创建采购订单；你下次再采用一个未使用完的预算创建采购订单的时候系统会自动默认未清预算数量。
2.合同的创建是根根系统中的供应商代码进行设置的，一个供应商采购对应一份合同（一个供公司名称在系统中只可以是一个供应商代码，即使这个供应商可以供应多个单品），所以申请再多，你创建订单时不是一个供应商是不可能创建到一个订单上，因而订单的创建不需要对采购合同进行默认的。
不知道我这样的解释你能够明白吗。